Enklare kompetensrekrytering:: Checklista för rekryterings processen

Att få tag i rätt kompetens på dagens konkurrensbetonade arbetsmarknad kan kännas som att leta efter en nål i en höstack.

Du kan få lägga åtskilliga timmar på att tröska igenom hundratals ansökningar för att hitta en perfekt kandidat. På rekryteringsfronten har utmaningarna blivit ännu större och för den “eviga kampen om kompetens” finns inget slut i sikte. En effektiv rekryteringsprocess är därför avgörande för att attrahera och behålla den bästa kompetensen.

Men hur gör man för att skapa en effektiv rekryteringsprocess, särskilt om HR- och rekryteringsteamen måste hantera flera olika HR-system för planering, rekrytering och onboarding?

I en perfekt värld skulle varje organisation bara ha en enda heltäckande datakälla som omfattade hela medarbetarresan, från inledande planering av tjänsten till anställning – och kanske hela vägen till pensionering – kombinerat med värdefulla livscykelanalyser. Hela processen skulle då göra ett fantastiskt intryck på kandidaten och underlätta samarbetet mellan alla intressenter som deltar i rekryteringen (rekryteringsteamet, rekryterande chefer, HR, ekonomipersonal), genom att med gemensamma krafter kunna verka på en och samma plats.

Knepet är att börja i liten skala. En checklista för rekryteringsprocessen kan vara till god hjälp.

När man använder en mall för rekryteringsprocessen går det att förenkla och optimera rekryteringsinsatserna. En välstrukturerad checklista för rekrytering, som omfattar allt från att definiera befattningskrav till att genomföra intervjuer och lämna erbjudanden, leder till att inga viktiga rekryteringsrelaterade arbetsuppgifter glöms bort – och att kandidaterna känner sig uppskattade under varje steg i processen.

Genom att i förväg gå igenom vart och ett av stegen i processen med hjälp av en mall kan ni skapa en klar och tydlig rekryteringsprocess som sparar tid och som ökar kvaliteten i era rekryteringar.

Checklistan i den här guiden är utformad så att den fungerar som en andrepilot i rekryteringsprocessen. Använd den som stöd under hela rekryteringsresan för att nå era slutmål med rekryteringen.

Vad är en rekryteringsprocess?

En effektiv rekryteringsprocess hjälper till att bygga upp ett högpresterande och kompetent team. Den bidrar även till att behålla personalen.

En rekryteringsprocess är sättet en organisation letar upp, utvärderar och introducerar nya medarbetare. De bästa genomförs med hjälp av enkla arbetsflöden och samarbetsprocesser som ser till att alla intressenter blir delaktiga i rekryteringsarbetet.

De bästa rekryteringsprocesserna drar nytta av förstklassig HR-tech för att se till att alla intressenter hjälps åt att gå igenom kandidatpoolen och välja ut de sökanden som bäst matchar med företagskulturen, organisationens värderingar och befattningskraven.

En exceptionell HR-plattform ger en enhetlig upplevelse för alla som deltar:

• Era rekryteringsteam kan använda den till att värva den bästa kompetensen från de bästa källorna – inklusive data för intern rörlighet, outnyttjad kompetens hos personalen samt rekommendationer från medarbetare
• Era rekryteringschefer kan använda den för att enklare kunna kommunicera med kandidaterna genom att den är sömlöst integrerad i deras arbetsflöden, och de kan även skapa arbetsuppgifter som är avsedda att ge er större kontroll och insyn i er rekryteringspipeline
• Era HR- och ekonomiteam kan använda den till att skapa arbetsflöden för planering och godkännande av nya tjänster som ryms inom den fastställda budgeten och utnyttja livscykelanalyser för att mäta effektiviteten i företagets tillväxtstrategi

Därför används en checklista för rekryteringsprocessen.

En checklista eller mall för rekryteringsprocessen gör det enklare för alla inblandade att navigera genom rekryteringslandskapet, vilket leder till en snabb och metodisk utvärdering av sökandena och en positiv upplevelse för kandidaten.

Den hjälper även till att skapa ett strukturerat och organiserat tillvägagångssätt som ska leda till att rätt person för organisationen anställs, oavsett om ni använder HR-tech eller inte.

En checklista ger er vägledning och beskriver de viktigaste stegen i rekryteringsprocessen. Den ser även till att ni inte missar några viktiga arbetsuppgifter i rekryteringsprocessen, vilket leder till ett bättre rekryteringsresultat.

<<Förenkla rekryteringen. Ladda ner vår checklista för rekryteringsprocessen kostnadsfritt.>>

Checklista för rekryteringsprocessen i 8 steg

Rekrytering är en svårbemästrad uppgift som kräver noggrann planering och en strategi. Den omfattande checklistan för rekryteringsprocessen här nedanför hjälper till att omsorgsfullt planera och genomföra vart och ett av stegen i rekryteringsprocessen samt attrahera, utvärdera och introducera de mest lämpade kandidaterna.

Innan vi sätter igång ska vi ta oss en närmare titt på vart och ett av stegen på rekryteringsprocessmallen.

1. Förberedelser

I det här steget lägger du grunden till en lyckad rekrytering. Här sätter man ihop ett rekryteringsteam och anslår resurser till rekryteringsprocessen.

Det kan vara värt att tänka igenom – tillsammans med teamet – av vilka anledningar ni vill tillsätta tjänsten och vilka mål ni har. Det är viktigt att arbetsbeskrivningen och befattningskraven ligger i linje med organisationsmålen och att den anslagna personalbudgeten för tjänsten är lika stor eller större än marknadsgenomsnittet. Genom att klargöra detta på ett tidigt stadium kan ni locka till er lämpliga kandidater som står bakom företagets värderingar och mål.

2. Hitta och attrahera kandidater

Så snart ni har skapat er en klar bild av befattningskraven och den perfekt kandidaten är det dags att fånga upp ansökningar.

Att sätta ihop spännande platsannonser som framhäver er företagskultur och era unika fördelar kan attrahera kandidater som är lämpade för arbetsrollen.

Publicera era platsannonser på jobbsajter, sociala medier och i professionella nätverk. När ni publicerar en ledig tjänst på olika plattformar, tänk då på att bredda urvalet så att ni når ut till en större blandning av personer.

Letar ni efter kandidater från hela världen eller från en specifik region? Uppmuntra personer från marginaliserade befolkningsgrupper att söka för att visa att alla har möjlighet att komma med i er organisation, oavsett bakgrund.

Är tjänsten helt på distans, en hybridtjänst eller kontorsbaserat arbete? Flexibilitet öppnar dörren till fler kompetenta kandidater från hela världen och gör arbetsplatsen mer tillgänglig för personer med funktionsvariation eller personer som bor bortom rimligt pendelavstånd.

Det kan även vara en bra idé att fundera på var idealkandidaterna kan tänkas hålla till online och sedan satsa på att publicera platsannonser på dessa plattformar. Om ni till exempel vill nå ut till Gen Z-kandidater kanske ni ska överväga att publicera era lediga tjänster på TikTok.

Kom ihåg att ni även kan få fram kandidater från er egen organisation. Intern rekrytering är ett billigare sätt att tillsätta en tjänst, den gör att introduktionsprocessen går snabbare och visar personalen att det finns möjlighet till karriärutveckling.

3. Gallra och kortlista sökanden

Nu när tjänsten är utannonserad kommer ni snart att få in många ansökningar. Nästa steg är att gallra sökandena och sätta upp de mest lämpade kandidaterna på en kortare lista.

Gallringen av ansökningarna blir mer effektiv om man tar fram gallringskriterier baserade på befattningskraven och nödvändiga kvalifikationer. En ATS samt de utvärderingar som utförs inför anställning kan främja gallringsprocessen och hjälpa till att identifiera kandidater med efterfrågad kompetens och erfarenhet för befattningen.

4. Intervjua kandidater

Att genomföra strukturerade intervjuer med fokus på både teknisk kompetens och kulturell lämplighet är viktigt för att kunna utvärdera kandidaternas förmågor och försäkra sig om att de delar företagets värderingar.

Användningen av kompetensbaserade intervjutekniker och situationsbaserade frågor kan ge värdefulla insikter om kandidatens problemlösningsförmåga och sociala färdigheter.

Och genom att erbjuda möjligheten att ställa frågor hjälper du kandidaterna att känna sig väl till mods, samtidigt som du får en bättre inblick i vad som är viktigt för dem.

5. Bedömningar

När ni har genomfört första omgången intervjuer och identifierat era toppkandidater, har det blivit dags att sätta de återstående kandidaternas förmågor på prov.

Skapa en praktisk övning som låter er bedöma om kandidaterna har rätt kompetens för jobbet. Använd gärna verkliga scenarier eller fallstudier för att pröva deras problemlösningsförmågor – det är ett utmärkt sätt för att få reda på hur kandidaterna tar sig an utmaningar som de ställs inför i sin yrkesroll och om de agerar enligt företagets värderingar.

6. Panelintervju

I det här sista intervjusteget kan ni sätta ihop en panel som består av lämpliga medlemmar från teamet (som den rekryterande chefen, ställföreträdande chefen, avdelningschefer och till och med enskilda medarbetare).

Under panelintervjuerna kan det vara till stor hjälp att prata igenom varje kandidats syn på bedömningen av deras förmågor. Här har teamet chansen att ställa kompletterande frågor eller besvara eventuella frågor från kandidaten innan man fattar ett avgörande anställningsbeslut.

7. Referenstagning och bakgrundskontroller

När ni har kommit så här långt har ni sett ut ett antal lämpliga kandidater till tjänsten.

Det är viktigt att verifiera deras uppgifter genom bakgrundskontroller för få deras kvalifikationer bekräftade. För att säkerställa att de uppfyller lagenliga krav, så kan det även vara värt att kontrollera att de har uppehållstillstånd och har rätt att arbeta i landet.

Att ta referenser från tidigare arbetsgivare och genomföra bakgrundskontroller kan bidra till att minska riskerna. Förfarandet bekräftar kandidatens anställningshistorik och kvalifikationer, så att ni kan känna er trygga innan ni fattar ett beslut.

8. Förhandling av erbjudande och onboarding

Nu har det blivit dags för rekryteringsteamet att utse en av kandidaterna till tjänsten och lämna ett erbjudande.

Här kommer förhandling in i spelet. I det här steget ingår det att slutligt godkänna anställningsvillkoren, att diskutera lön och förmåner samt att presentera ett jobberbjudande som lever upp till kandidatens förväntningar.

Om kandidaten går med på förslaget kan introduktionsprocessen börja. Ni kan hjälpa den nyanställda att komma in i sin arbetsroll och inrätta sig på arbetsplatsen genom att tillhandahålla nödvändig utbildning och stöttning.

En positiv introduktionsupplevelse lägger grunden till framgång för den nyanställda och bidrar till att personalen blir kvar.

Checklista för rekryteringsprocessen

<<Förenkla rekryteringen. Ladda ner vår checklista för rekryteringsprocessen kostnadsfritt.>>

Hur lång tid tar rekryteringsprocessen?

I genomsnitt tar rekryteringsprocessen cirka 48 dagar. Men detta kan variera beroende på hur hög befattningen är, antalet intervjuer, interna godkännandeprocedurer, bakgrundskontroller samt arbetsgivarens och kandidaternas benägenhet att svara snabbt.

Högre befattningar har en tendens att utvecklas till mer långdragna rekryteringsprocesser på grund av arbetsrollens komplexitet och betydelse.

Bästa praxis för rekryteringsprocessen

Här kommer några exempel på bästa praxis att lägga på minnet för att förbättra rekryteringsprocessen:

• Ge feedback i tid. Att snabbt ge feedback till kandidaterna efter intervju är ett tecken på professionalism och respekt för deras tid. Klar och tydlig information under hela rekryteringsprocessen bidrar till en positiv upplevelse för kandidaterna.
• Prioritera mångfald och inkludering. Det går att prioritera mångfald och inkludering i rekryteringsprocessen genom att utforma inkluderande platsannonser, fokusera på att nå ut till marginaliserade befolkningsgrupper och se till att slutkandidaterna utses på ett rättvist sätt. En positiv inställning till olika perspektiv och bakgrunder inom organisationen leder till mer innovation, högre produktivitet och större vinst.
• Analysera nyckeltal för rekrytering. Nyckeltal för rekrytering, som tid från inlämnad ansökan till undertecknat anställningsavtal, värdet som en ny medarbetare tillför organisationen samt andelen sökande som hoppar av kan bidra med värdefulla insikter som kan hjälpa till att förbättra rekryteringsprocessen.
• Ständiga förbättringar. Att samla in feedback från både framgångsrika sökanden och andra som lyckats mindre bra kan hjälpa till att finjustera rekryteringsprocessen och förbättra resultatet av rekryteringarna. Ständiga förbättringar ser till att era strategier för rekrytering förblir effektiva och fortsätter att attrahera toppkandidater.

Automatisera rekryteringsprocessen med HR-tech

Med hjälp av HR-tech kan ni minska den administrativa bördan genom att automatisera uppgifter som tidigare har varit tidskrävande och arbetsintensiva. Detta innebär att teamet kan fokusera på strategiska uppgifter istället för manuellt pappersarbete.

Vid rekrytering krävs det ofta att olika intressenter medverkar. HR-tech underlättar samarbetet mellan olika rekryteringsspecialister, rekryteringschefer och ekonomipersonal – och ser till att alla har tillgång till samma data.

HR-system som ATS:er möjliggör datadrivet beslutsfattande. De ger information om nyckeltal för rekrytering och trender, som bidrar till att ni effektivt kan identifiera era toppkandidater.

De klarar även att automatiskt skicka ut mejl till kandidaterna – vilket ger ännu en fördel genom att rekryteringsupplevelsen förbättras för både kandidaterna och rekryteringscheferna.

HR-automatisering kan hjälpa rekryteringsteamen att gå igenom tusentals ansökningar för att identifiera tänkbara kandidater med rätt kvalifikationer och erfarenheter, vilket är tidsbesparande och underlättar rekryteringsprocessen för rekryterarna.

Att använda HR-automatisering för att gallra och lista sökanden kan även hjälpa de rekryterande cheferna att få bukt med omedvetna förutfattade meningar – vilket leder till ett bättre resultat.

Förutom att hitta rätt kompetens kan HR-automatisering dessutom hjälpa rekryteringsteamet med att effektivt hantera rekryteringsprocessen, så att ni snabbt kan anställa lämpliga kandidater med rätt kompetens och stå som segrare i “kampen om kompetens”.

Att föra in HR-tech och automatisering i rekryteringsprocessen kan leda till att rekryteringen blir effektivare och bidra till att ni fattar mer välgrundade beslut som i sin tur leder till ännu större framgångar på rekryteringsområdet. HR-automatisering kan frigöra tid så att ni kan fokusera på avgörande, relationsbyggande inslag i rekryteringsprocessen som mynnar ut i en bättre upplevelse för kandidaterna.

En färdplan för bättre rekryteringsresultat

En omfattande checklista för rekrytering, eller en rekryteringsmall, är en färdplan som vägleder er genom varje steg i rekryteringen.

Den hjälper till att skapa en mer effektiv och genomarbetad rekryteringsprocess som attraherar toppkandidater och minskar personalomsättningen. Förstklassiga rekryteringsprocesser kan skapa en bättre upplevelse för alla intressenter som medverkar i rekryteringsprocessen och ge kandidaterna bästa tänkbara upplevelse, oavsett om de får ett erbjudande eller ej.

Med tydliga processer kan ni spara tid, minska rekryteringskostnaderna och bygga upp ett starkt team med mångfald för er organisation.