En ATS (Applicant Tracking System), även kallat rekryteringssystem, kan vara en avgörande faktor för att du ska lyckas som HR-chef, oavsett organisationens storlek, historia och bransch.
Ett djärvt påstående? Ja, men det kan enkelt bevisas.
Är du inte säker på vad en ATS är till för? Enkelt uttryckt administrerar ATS:en rekryteringsprocessen och hjälper er att rekrytera rätt personer till rätt team i rätt tid. Som du förstår leder detta till att rekryteringsprocessen upplevs som smidigare, effektivare och mer engagerande för både kandidater och medarbetare.
Men än viktigare är att funktionerna i rekryteringssystemet kan centralisera era data och fungera som nav för allt som rör rekrytering. Vissa arbetsgivare integrerar sedan rekryteringssystemet med sina mer omfattande HR-system för att få med ytterligare en dimension i sina dataanalyser.
Högsta standard uppnås när arbetsgivaren tillämpar en approach som omfattar allt från anställning till pensionering och använder en enda plattform, exempelvis ett HR-system som innehåller en ATS, för att rekrytera och introducera kandidater samt engagera, utveckla och slutligen avveckla anställda.
Att ha ett system som stöder hela medarbetarresan betyder att färre system och program behövs, vilket vanligtvis medför betydande fördelar vad gäller kostnader, utbildning och leverantörssupport.
Men alla ATS:er är dock inte likadana. ATS:er från olika leverantörer är utrustade med olika funktioner, stöder olika avsnitt i rekryteringsprocessen och kräver förstås olika mycket tidsmässig och finansiell investering.
Så det är väldigt viktigt att du väljer ATS med stor omsorg.
En bra ATS ska åtminstone underlätta rekryteringen för HR-teamet och se till att de administrativa inslagen i processen går snabbare. Med fel ATS kan det emellertid hända att det krävs hjälp för att få enkla arbetsuppgifter gjorda, att bra kandidater skräms bort på grund av svagheter i kommunikationen eller att en perfekt kandidat tappas bort mellan stolarna i systemet.
Lösningen? Den här checklistan med ATS-funktioner. Punkt för punkt går vi igenom vad marknaden i sin helhet har att erbjuda, så att ni kan fokusera på det ni verkligen behöver och de ATS-plattformar som erbjuder just detta.
Välja rätt ATS
Det spelar ingen roll om ert företag är nystartat eller en stor organisation med kontor över hela världen. Utmaningen med att välja rätt ATS-leverantör blir enklare om ni använder trestegsmetoden: 1) tillsätt ett team, 2) identifiera era behov och 3) matcha behoven.
Steg ett: Tillsätt ett team
Det kommer knappast som någon överraskning att saker blir gjorda om medarbetarna har klart definierade ansvarsområden i upphandlingsprocessen. Men de personer ni utser för att välja rätt ATS kan ha stor inverkan på resultatet.
Ni behöver ha med HR-chefer som har rekryteringsstrategin främst i åtanke. Men även operativ HR-personal bör vara med, som känner till utmaningarna i det dagliga arbetet och kan sätta sig in i hur ATS:en kommer att fungera i praktiken. Sedan finns det andra specialister. En IT-specialist kan bedöma om ATS:en går att integrera på ett smidigt sätt, medan en inköpare eller ekonom kan räkna ut om ni får valuta för pengarna.
Steg två: Identifiera era rekryteringsbehov
När teamet har tillsatts behöver ni prata med intressenter i hela verksamheten för att ta reda på vad olika avdelningar och chefer vill ha ut av ATS:en. Dessa samtal behöver gå i båda riktningar: Använd den här checklistan för att förklara vilka ATS-verktyg och funktioner som finns tillgängliga och hur dessa kan förbättra rekryteringsprocessen.
Inom kort bör ni ha fått ihop en lista över olika behov som anger vilka funktioner som är de mest nödvändiga. Gå då och då tillbaka till listan medan ni planerar hur den slutliga ATS:en (och er rekryteringsprocess) ska se ut.
Steg tre: Matcha behoven mot ATS-leverantörerna
Med så många ATS-leverantörer att välja på kommer det omsorgsfullt framtagna behovsdokumentet omedelbart till nytta när ni ska välja ut leverantörer med rekryteringssystem som matchar er behovslista.
Naturligtvis kan det bli nödvändigt att kompromissa. Ni kan förbereda er på att behöva stryka en del mindre viktiga behov för att få fram en kortare lista över tänkbara ATS-kandidater.
<< Klicka för att ladda ner checklistan som utskrivbar PDF >>
ATS-funktioner: Insikter om deras omfattning och inverkan på organisationen
Funktionerna i ett rekryteringssystem kan i stort sett indelas i tre olika områden.
En ATS kan samla alla era data på ett enda ställe, så att ni får bättre överblick över era rekryteringsprojekt och er kandidatpipeline. De bästa rekryteringssystemen drar sedan nytta av dessa data för att ge bättre information och underlag för beslutsfattning. Dessa underlag kan bli många gånger mer användbara om era rekryteringsdata integreras med era bredare HR-dataflöden, som en del i hela medarbetarresan från rekrytering till pensionering.
Införandet av en ATS leder vanligtvis till att tech-stacken minskas, så att alla bara använder ett enda rekryteringsprogram istället för en rad olika kalkylprogram, paket och applikationer. Detta gör att rekryterande team slipper manuella uppgifter och att processen effektiviseras (men bara de delar som rör administration och samarbete. Än så länge har ingen skapat en ATS som ser till att intressenterna vidtar åtgärder precis i det ögonblick de efterfrågas!).
Avslutningsvis så ger ATS-funktionerna kandidaterna en bättre upplevelse. Men här handlar det inte bara om välformaterade mejl med erbjudanden eller avslag. Faktorer som förifyllda formulär och responsiv design gör att processen med att söka lediga tjänster underlättas och blir mer engagerande, vilket gör att ert varumärke uppfattas mer positivt och hjälper er att stå ut från konkurrenterna. Likaså förbättras upplevelsen för de rekryterande teamen, eftersom funktionerna hjälper dem att arbeta och samverka mer effektivt.
Leta efter en ATS som låter er att samla alla data på ett och samma ställe
Lighthouse Research & Advisorys undersökning 2024 Talent Acquisition Trends Study visar att 56 procent av alla arbetsgivare och 75 procent av alla små och medelstora företag har svårt att föra korrekta och konsekventa rekryteringsdata, eftersom de använder flera system.
Det är svårt att använda sådana osammanhängande uppgifter. I princip jämför man äpplen med pasta. Det går inte att dra några korrekta slutsatser eller få faktabaserade belägg för sin strategi. Det är även en viktig orsak till att mindre än hälften av alla företag presenterar rekryteringsstatistik till sina styrelser.
En ATS förenklar det här arbetsflödet. Rekryteringssystemet fungerar som en enda källa till sanning för HR-personal, rekryterande chefer, rekryteringsspecialister, ekonomikollegor och strateger inom finansplanering och finansanalys. Ni kan koppla rekrytering till prestationer och personalbehållning, och rekryteringsaktiviteterna kan mer effektivt matchas med företagets resursplanering i stort.
När en ATS ingår i en plattform som innefattar allt från rekrytering till pensionering så kan den utgöra den sista pusselbiten som gör att medarbetarresan blir komplett – och samtidigt knyta ihop rekrytering med personalbehållning för att bidra med övertygande insikter.
Leta efter en ATS som minskar tech-stacken och skapar effektivare processer
Enligt branschanalytikern Josh Bersin “har ett genomsnittligt stort företag mer än 80 HR-verktyg och många globala företag har dubbelt så många!”. Här går en massa tid och pengar till spillo på grund av upphandling, implementering, licenshantering och utbildning.
Och då har vi ändå inte räknat med de ständiga tankeomställningarna, växlingarna mellan olika system, de olika samarbetsformerna, och administrationen av alla data, kommunikationer och innehåll. I år förväntar sig 54 procent av företagen att antalet anställda ökar (enligt Lighthouse Research & Advisorys undersökning 2024 Talent Acquisition Trends Study). Detta skapar en perfekt storm med temposänkande teknik, där system och processer snarare hindrar än hjälper personalen.
Genom att skaffa en ATS (eller en plattform som innefattar allt från rekrytering till pensionering) kan arbetsgivarna göra besparingar genom att säga upp prenumerationer på ett flertal applikationer. Arbetsuppgifterna förenklas så att medarbetarna kan komma igång med (och utföra) processerna snabbare.
Säkerheten förbättras samtidigt, eftersom era data finns hos färre leverantörer. Dessutom kan medarbetarna fokusera mer på att samarbeta och ge kandidaterna en bättre upplevelse. Faktum är att detta område är det som arbetsgivarna i första hand har återinvesterat i efter att ha nått tidseffektiviseringar genom automatisering.
Leta efter en ATS som ger en konsekvent användarupplevelse för både interna användare och kandidater
När ni undersöker vilka alternativ som finns när ni ska välja en ATS kan det vara värt att beakta Matt Fergusons (vd på CareerBuilder) syn på matchning av behov med funktioner hos ATS:en: “Företag är villiga att godta färre funktioner om de bara kan samla sin teknik på en enda plattform.”
I det här läget kan det vara bra att ta ett steg tillbaka för att få en helhetsbild, och se till att plattformen är enkel att börja använda och att alla kommer med.
En komplett HR-plattform som innefattar allt från rekrytering till pensionering samt en ATS, innebär att användarna bara har ett system som de behöver lära sig, logga in på och hantera. När det gäller rekrytering så innebär den här smidiga processen att det blir enklare för andra medarbetare att engagera sig djupare i olika aktiviteter, att samarbetet snabbas upp och att de får tillgång till HR-teamets arbetsmetoder och råd.
Ur ett kandidatperspektiv, så kan en osammanhängande ansökningsprocess öka risken för avhopp. En sammanhängande, konsekvent och varumärkesenhetlig kandidatresa får arbetsgivaren att framstå i sin bästa dager.
För kandidaterna blir det enklare att se vad företaget står för, och de kandidater som delar dessa värderingar kommer att bli mer benägna att välja er som arbetsgivare. Och omvänt gäller att oklara upplevelser kan leda till att kandidaterna missbedömer er och resultera i felrekryteringar.
Lyfter vi blicken och ser vad som finns mer än att bara bli bättre på rekrytering, så har vi den här intressanta statistiken – enligt Lighthouse Research & Advisorys undersökning 2024 Talent Acquisition Trends Study, så menar endast 15 procent av företagen att de har en väldigt individanpassad, engagerande och tillmötesgående introduktionsprocess. Här finns chansen att skaffa sig ett konkurrenskraftigt övertag över 85 procent av arbetsmarknaden.
Checklista med ATS-behov
<< Klicka för att ladda ner den här listan i PDF-format >>
Rekommenderas för vidare läsning
Saker att tänka på vid implementering av en ATS inom ramen för er HR-strategi
När ni ska introducera en ny ATS eller byta till en annan, är det viktigt att tänka på hur väl den passar med HR-systemet.
De viktigaste frågorna ni behöver ställa er handlar om hur stor inverkan den kommer att få och om det finns några potentiella ekonomiska vinster (eller besparingar) att tala om. Det finns tre huvudsakliga sätt att implementera en ATS på – fristående, utan koppling till några andra HR-verktyg; integrering med ett annat HR-system; eller som del i en heltäckande HR-lösning.
En fristående ATS stärker era rekryteringsaktiviteter i viss utsträckning – och förmodligen kommer ert team att kunna annonsera, filtrera, intervjua, göra urval och lämna erbjudanden utan svårighet. Men när den integreras med ett annat HR-system uppstår möjligheten att slå samman olika datamängder under hela anställningsresan och utvinna allt bättre underlag för beslutsfattande.
Den här förmågan blir ännu kraftfullare när ATS:en är ett verktyg inom ramen för en heltäckande HR-lösning. Då kan den kommunicera smidigt, ta fram omfattande beslutsunderlag och peka ut potentiella besparingsmöjligheter, i jämförelse med att använda flera leverantörer.
En ATS lämnar vägen öppen för att lyckas med rekrytering
Ett stort antal ledande organisationer använder ATS-programvara av något slag. Många av de här systemen ger mycket goda resultat – de sparar tid åt HR-teamen och förbättrar vinsterna med rekrytering. Men deras inverkan behöver inte sluta där.
En ATS kan även ge HR-chefer (och deras team) bättre överblick över rekryteringsprocessen och hjälpa till att introducera resursstrategier på ett smidigt sätt. Genom att ha alla data på ett och samma ställe kan man få fram detaljerade underlag som bidrar till utvecklingen av dessa strategier.
Sedan har vi ju fördelarna med att använda ett enhetligt system. Genom att minska tech-stacken, så minskas inte bara tiden det tar att administrera rekryteringsprocessen. Det bidrar även till att personalen i organisationen enklare kan engagera sig i rekryteringsaktiviteterna.
Avslutningsvis har vi den enhetliga användarupplevelsen. En ATS kan faktiskt se till att en arbetsgivare gör ett gott intryck, och om rekryteringssystemet ingår i en heltäckande lösning så kommer det här intrycket bestå och följa med in i anställningen.
När en ATS kommer från en leverantör som även tillhandahåller utmärkta support- och anpassningsmöjligheter, så är systemet så mycket mer än bara ett administrativt verktyg. Systemet hjälper till att hitta, vinna över och introducera den allra bästa kompetensen. Mer övergripande så bidrar systemet med information, ger vägledning och anpassar sig till er HR-strategi och dess skiftande behov.
För många HR-chefer är ATS:en den bästa värvningen de någonsin gjort.
Se hur Bob Hiring hjälper er att hitta rätt kompetens