HR-professionals in lean teams vervullen vele taken en balanceren vaak operationele taken met strategische initiatieven. Met beperkte resources een betekenisvolle impact maken is zowel een uitdaging als een kans. De sleutel? HR-prioriteiten afstemmen op bedrijfsdoelstellingen om meetbare resultaten te behalen.
Dit werkboek geeft je inzichten uit de webinar ‘Strategic HR for lean teams: Aligning people and business objectives’ (Strategische HR voor lean teams: mensen en bedrijfsdoelstellingen op elkaar afstemmen) over bruikbare stappen op maat van je organisatie.
Download hier dit werkboek als Word-template!
Dit werkboek helpt je om:
- HR-programma’s rechtstreeks op bedrijfsdoelen aan te sluiten;
- De waarde van (strategische) HR effectief aan het management te communiceren;
- HR als strategische partner in de besluitvorming van het bedrijf te plaatsen.
Het meeste uit dit werkboek halen
Dit werkboek is praktisch, interactief en dus ideaal voor HR-strategieën voor lean teams. Of je nu het webinar volgt of het gebruikt als een tool op zich, je vindt hier bruikbare oefeningen om je te helpen HR-initiatieven af te stemmen op bedrijfsdoelstellingen en de impact te maximaliseren met beperkte resources.
- Maak de oefeningen terwijl je het webinar volgt of in je eigen tempo.
- Gebruik het digitaal of print het uit. De tabellen en templates zijn ontworpen om eenvoudig te bewerken.
- Verwijs ernaar als je strategieën in je organisatie implementeert.
<<Download het werkboek als document en begin met je strategie.>>
Je strategie afstemmen: waarom HR-strategie belangrijk is voor kleine lean teams
Wat betekent het om een lean HR-team te zijn? Een lean HR-team werkt met minder resources maar beheert een groot werkvolume. Vaak zijn er meer initiatieven dan tijd of mensenkracht om ze uit te voeren, waardoor prioriteiten stellen essentieel is. De uitdaging is om een evenwicht te vinden tussen dagelijkse operationele taken en strategische langetermijndoelen om de impact te maximaliseren.
Zonder strategische afstemming kan HR een pingpongspel worden: voortdurend reageren op problemen zonder een stap terug te doen om de werkelijke impact ervan te beoordelen. Dit kan leiden tot een cyclus waarin urgente taken met een lage impact voorrang hebben op minder directe maar zeer strategische prioriteiten, waardoor het voor HR moeilijk wordt om de waarde op de lange termijn aan te tonen en zinvolle veranderingen teweeg te brengen.
Wanneer HR zich in een reactieve toestand bevindt:
- jagen teams urgente problemen na in plaats van zinvolle problemen op te lossen;
- verzwakken de gemiste kansen de zakelijke invloed van HR;
- heeft HR moeite om zich te concentreren op aansprekend en strategisch werk.
Met een proactieve strategie kunnen zelfs kleine HR-teams echter belangrijke bedrijfsresultaten behalen terwijl ze nog steeds de belangrijkste HR-functies uitvoeren.
Wanneer HR zich in een proactieve staat bevindt:
- Worden HR-programma’s afgestemd op de bedrijfsdoelstellingen op lange termijn
- Helpen datagestuurde beslissingen om trends te voorspellen en problemen vroegtijdig te beperken
- Zorgt HR voor programma’s met toegevoegde waarde die impact hebben op werknemers en leiders
Activiteit: de invloed van HR op bedrijfsresultaten in kaart brengen
Neem even de tijd om na te denken over je recente HR-programma’s. Waren ze reactief (reageren op onmiddellijke problemen) of proactief (afgestemd op langetermijnbedrijfsdoelstellingen)?
Stap 1: maak een lijst van HR-programma’s
- Maak een lijst van de recente HR-programma’s waarmee je hebt gewerkt
- Beoordeel hoe goed elk initiatief was afgestemd op organisatorische doelen
Schrijf hieronder je antwoorden (of download het Word-document om als werkboek te gebruiken):
Activiteit: HR-programma’s afstemmen op bedrijfsresultaten
De meeste HR-professionals weten niet wat het verband is tussen HR-programma’s en bedrijfsresultaten. Uit een recente studie blijkt dat meer dan 50 procent van de organisaties diensten en programma’s aanbiedt die niet zijn afgestemd op een specifiek bedrijfsdoel. Bovendien kan minder dan 15 procent van de HR-organisaties maar zeggen hoe hun beleid, praktijken of programma’s zijn ontworpen om de bedrijfsdoelen te beïnvloeden. In deze activiteit verbind je een aantal van je dagelijkse HR-activiteiten met de grotere bedrijfsresultaten.
Stap 1: programma’s en resultaten op elkaar afstemmen
Stem elk HR-programma af op de bedrijfsresultaten die het ondersteunt.
Bouwen aan strategische afstemming
Bij elk HR-initiatief moet je beginnen met een goed begrip van de bredere doelstellingen van het bedrijf. Tenslotte bestaat elke organisatie, behalve non-profitorganisaties, om inkomsten te genereren. Voor sommige teams, zoals sales, is het directe verband tussen hun werk en een bottom-line statistiek zoals omzet gemakkelijk te zien. Het afstemmen van de strategie van mensen op de bedrijfsprioriteiten kost HR echter wat meer moeite.
De sleutel? Begin met te begrijpen waar je leiderschap op gericht is.
- Is de prioriteit omzetgroei of kostenreductie?
- Zijn ze gericht op innovatie of het opschalen van een bestaand bedrijf?
Als je de focus van het leiderschap kent, kun je de HR-programma’s afstemmen op wat belangrijk is voor hen en dus belangrijk voor het bedrijf.
Een op abonnementen gebaseerd SaaS-bedrijf bijvoorbeeld geeft waarschijnlijk veel om klantbehoud. De leiders houden de klanttevredenheidsstatistieken in de gaten om te anticiperen of de retentie zal toenemen of afnemen. In dit geval passen HR-programma’s zoals werknemersbetrokkenheid en retentie perfect.
Om de bedrijfswaarde nog meer te benadrukken, blijkt uit een onderzoek van Gallup dat bedrijven met een hoge werknemersbetrokkenheid 10 procent hogere klantloyaliteit ervaren en een omzetstijging van 20 procent. Wanneer HR prioriteit geeft aan de betrokkenheid en retentie van medewerkers, stimuleert dit direct de klanttevredenheid en bedrijfsgroei op de lange termijn.
Activiteit: HR-programma’s en bedrijfsdoelstellingen op elkaar afstemmen
Stap 1: maak een lijst van je HR-programma’s
Stap 2: breng je bedrijf in kaart met HR-programma’s
Identificeer de belangrijkste bedrijfsdoelstellingen van je bedrijf om HR af te stemmen op de bedrijfsstrategie.
- Werk samen met het leiderschap om inzicht te krijgen in hun drie belangrijkste bedrijfsdoelstellingen
- Identificeer de HR-programma’s die op deze doelen aansluiten
Schrijf hieronder je antwoorden:
Stap 3: Verbind je HR-programma’s met het succes van je bedrijf
De ROI van HR maximaliseren voor lean teams betekent HR-programma’s proactief koppelen aan de bedrijfsresultaten. Dit is misschien wel de meest complexe stap voor HR-managers om uit te stippelen. Het kan wat meer tijd kosten om over na te denken, maar het is de essentiële stap die ons naar de cruciale correlatie tussen HR en het bedrijf zal leiden.
Vul hieronder je antwoorden in om het proces van het koppelen van elk HR-programma aan de meetbare bedrijfsimpact te documenteren.
Stap 4: het structureren van een waardeketen
Zodra je bedrijfsresultaten en HR-programma’s in kaart hebt gebracht, is het tijd om te verwoorden hoe HR het succes van je bedrijf beïnvloedt. Dat is waar de waardeketen om de hoek komt kijken.
Een waardeketen laat duidelijk zien wat de relatie is tussen een HR-programma en alle stappen die nodig zijn om een bedrijfsresultaat te bereiken, bijvoorbeeld:
- Betrokken medewerkers → Tevreden klanten → Verhoogde retentie → Hogere omzet
Hoe langer of complexer de waardeketen, hoe meer werk HR moet doen om de impact ervan te illustreren, vooral voor initiatieven zoals betrokkenheid, die geen onmiddellijke financiële ROI heeft.
Afhankelijk van verschillende bedrijfsmodellen zullen sommige waardeketens een sterkere, meer meetbare impact hebben dan andere. Het kiezen van de juiste HR-statistieken en ervoor zorgen dat deze aansluiten bij het unieke model van je bedrijf is van essentieel belang.
Werknemersbetrokkenheid heeft bijvoorbeeld een sterkere zakelijke impact wanneer een bedrijf jaarlijkse of driemaandelijkse verlengingen heeft (bijv. SaaS-bedrijven waar consistente klanttevredenheid van cruciaal belang is voor retentie). Als er echter elke 10 jaar verlengingen voorkomen (bijv. commercieel vastgoed), kan de onmiddellijke impact van betrokkenheid op de inkomsten minder direct zijn. In zo’n geval kan de waarde van betrokkenheid beter worden gekoppeld aan een statistiek zoals snelheid of omvang van de deal/verlenging, aangezien betrokken werknemers meer moeite steken in efficiëntere processen.
Om te beginnen met het opbouwen van je waardeketens, neem je de HR-programma’s die je in de vorige stap hierboven hebt genoemd (Stap 3: verbind je HR-programma’s met het succes van je bedrijf) en splits ze op in de ‘ketens’ die je HR-programma koppelen aan het succes van je bedrijf. Merk op dat elke waardeketen slechts één schakel of meer dan twee kan hebben. Je moet zoveel schakels aan je keten toevoegen als nodig is om te laten zien dat je HR-programma op een zinvolle manier tot het resultaat leidt, zodat belanghebbenden het begrijpen.
Stap 5: gegevens toevoegen om je case op te bouwen
Zonder gegevens die de rol van HR in succes van het bedrijf ondersteunen, kunnen zelfs de meest effectieve programma’s naar de achtergrond verdwijnen. Maar je hoeft de impact van HR op de omzet niet tot op de laatste cent te bewijzen. Gebruik in plaats daarvan extern onderzoek om algemene verbanden tussen HR en interne gegevens te valideren en aan te tonen dat je HR-programma’s de juiste statistieken tonen die verband houden met de stappen in je waardeketens.
Bepaal welke gegevens van HR je kunt gebruiken om de impact op je waardeketens te meten.
Praktische strategieën voor het maximaliseren van de impact
Wanneer je met beperkte resources werkt, is het van essentieel belang om te kiezen waar je je inspanningen op richt. Triage, een krachtige tool voor besluitvorming, kan HR-teams helpen hun activiteiten te prioriteren op basis van waarde en urgentie. Met deze methode kunnen belanghebbenden ook deelnemen aan de besluitvorming, waardoor ze zich kunnen losmaken van projecten met een lagere prioriteit en hun focus kunnen verleggen naar programma’s die echt impact hebben op het bedrijf.
Maar denk eraan:
- Waarde wordt bepaald door wat belanghebbenden waarderen. Soms is dat alleen de CEO, maar soms is dat een comité van 20 personen. Kleinere bedrijven hebben vaker één beslissingspunt.
- Werk met een lage waarde betekent niet dat het onbelangrijk is, alleen dat er kansen zijn met een hogere waarde om je als eerste op te concentreren.
Activiteit: prioriteiten stellen voor een maximale ROI
Lean HR-teams hebben vaak ambities die hun huidige resources overstijgen. Daarom is het stellen van prioriteiten essentieel: niet alles kan in één keer worden aangepakt. De matrix impact versus inspanning is hiervoor een uitstekende tool.
Stap 1: prioriteiten stellen van HR-programma’s
- Maak een grafiek van de HR-programma’s die je momenteel beheert
- Deel ze in op basis van hun urgentie (y-as) en de waarde voor het bedrijf (x-as)
Nu je je HR-programma’s op een grafiek hebt weergegeven, kun je hun prioriteiten eenvoudig visualiseren op basis van deze prioriteitscategorieën:
- Urgent en waardevol → Als je programma rechtsboven in de grafiek staat, is dit een programma met hoge prioriteit voor je. Dit zijn de ‘doe het nu’-programma’s waar je meteen mee aan de slag kunt en die ervoor zorgen dat ze de resources krijgen die ze verdienen.
- Niet urgent maar wel waardevol → Als je programma rechtsonder in de grafiek staat, moet je overwegen dit programma op een roadmap te plaatsen, zodat je een overzicht hebt en een startdatum voor de planning.
- Urgent maar niet waardevol → Als je programma linksboven in de grafiek staat, kun je besluiten te wachten tot je de capaciteit hebt om te starten met dit programma. Misschien moet je uiteindelijk beslissen of je het programma volledig wilt laten vallen.
- Niet urgent en ook niet waardevol → Als je programma linksonder in de grafiek staat, kun je overwegen om dit programma helemaal uit je HR-activiteiten te verwijderen.
Stap 2: gegevens vinden voor de impact op het bedrijf
Gegevens spelen een cruciale rol bij de afstemming van HR op de bedrijfsdoelen. Wanneer je dus gegevens toevoegt ter ondersteuning van je HR-programma’s, moet je denken in termen van statistieken zoals besparingen op retentie, klanttevredenheidsscores en productiviteitswinsten om de waarde van HR te verduidelijken.
Vul de onderstaande tabel in met je HR-prioriteiten, de zakelijke impact die ze hebben en de ondersteunende gegevens. Als je nog niet over ondersteunende gegevens beschikt, geef je aan welke gegevens je kunt bijhouden om deze impact te meten.
<<Download het werkboek als document en begin met je strategie.>>
HR als strategische partner
De mogelijkheid van HR om impact te creëren, hangt af van de positie binnen de organisatie. Door HR te plaatsen als een echte strategische partner, kunnen HR-leiders de besluitvorming beïnvloeden, resources vastleggen en ervoor zorgen dat personeelsstrategieën meetbare bedrijfsresultaten opleveren.
Activiteit: samenwerking tussen afdelingen opbouwen
Om verder te gaan dan administratieve taken en hun programma’s proactief af te stemmen op de bedrijfsdoelstellingen, heb je een sterke crossfunctionele samenwerking, duidelijke communicatie en de mogelijkheid nodig om de impact van HR te verwoorden op een manier die resoneert met de leiders en andere afdelingen.
Deze activiteit helpt je om duidelijkheid te krijgen over waar je het beste je inspanningen voor samenwerking tussen afdelingen kunt plaatsen.
Stap 1: invloed genereren als een lean HR-team
Bepaal hoe HR kan samenwerken met andere afdelingen om gedeelde doelen te bereiken.
Stap 2: omgaan met prioriteiten en tegenstand tegen verandering
Sommige mensen of teams kunnen worstelen met verandering als HR het werk strategisch prioriteert. Het is de rol van HR om belanghebbenden bij deze verschuiving te begeleiden door afstemming te bevorderen en ervoor te zorgen dat initiatieven worden gezien als onderdeel van een langetermijnstrategie in plaats van abrupte veranderingen.
Veelvoorkomende reacties op prioritering:
- Mensen kunnen het gevoel hebben dat hun projecten worden ‘weggenomen’
- Mensen kunnen zich afgewezen voelen als hun programma’s op de roadmap worden gezet in plaats van dat er direct actie voor wordt ondernomen
- Teams kunnen worstelen met het verlies van hun lievelingsprojecten of verantwoordelijkheden
Hier is een goede manier om ermee om te gaan:
- Erken het verlies. Begrijp dat sommige mensen zich persoonlijk betrokken voelen bij bepaalde programma’s.
- Geef mensen het ‘op één na beste ding’. Als een project geen prioriteit krijgt, help mensen dan om een ander waardevol initiatief te vinden om aan bij te dragen.
- Leg de langetermijnstrategie uit. Beschouw roadmaps als een strategische pauze om resources en meer informatie te verzamelen in plaats van een afwijzing.
Bij het omgaan met tegenstand komen de grootste voordelen van HR soms voort uit het inkaderen van het werk in zakelijke termen en het winnen van bondgenoten in leiderschap. Hier zijn enkele bedrijfsstrategieën die je kunt gebruiken om leiderschap en teams te beïnvloeden en HR als een echte strategische partner te plaatsen:
- Maak gebruik van de juiste stemmen. Sommige leiders verzetten zich tegen verandering. In plaats van invloed te forceren, bepaal dan naar wie ze luisteren en werk via hen.
- Rekruteer je nee-zeggers. Tegenstanders zijn vaak zeer betrokken bij het probleem. Vraag hen: ‘Waardoor zou jij achter dit initiatief staan?’ Dit kan helpen om van een tegenstander een constructieve ontwerppartner te maken.
- Maak gebruik van ‘zelfs boven’-gesprekken. Vraag: ‘Zou je liever X hebben, zelfs boven Y?’ Dit verschuift de focus naar prioritering in plaats van een regelrechte afwijzing.
- Voorkom stagnatie van vaardigheden. Lean teams hebben de neiging om mensen in hun expertisezone te houden, wat na verloop van tijd kan leiden tot burn-out en minder betrokkenheid. Maak ruimte voor groei en cross-training. Zo blijft het werk interessant en kun je je gemakkelijker aanpassen als het team kleiner wordt.
- Uitbesteden wanneer dat nodig is. Uitbesteding kan een strategische keuze zijn als een initiatief veel waarde oplevert, maar de interne capaciteit van HR te boven gaat.
Stap 3: denk in termen van prioriteiten stellen
<<Download het werkboek als document en begin met je strategie.>>
Aanbevolen voor verder leesplezier
Reflecties en samenvatting
Activiteit: belangrijkste lessen
Neem even de tijd om na te denken over de inzichten uit dit werkboek. Wat zijn je drie belangrijkste conclusies?
Stap 1: vul hieronder je antwoorden in:
Stap 2: zet de volgende stappen
Bepaal drie onmiddellijke stappen om de HR-strategie voor lean teams af te stemmen op de bedrijfsdoelen.
Vooruitgaan
Dit werkboek is ontworpen om je te helpen bij het afstemmen van je HR-strategie voor lean teams en de bedrijfsdoelen van je organisatie. Want als je mensen betrokken blijven en op één lijn zitten, gedijt je bedrijf.
Door je HR-programma’s af te stemmen op de bedrijfsdoelen, vergroot je het bewustzijn van de impact van het werk op de organisatie. Met de activiteiten in dit werkboek kun je je HR-programma’s documenteren, zodat het gemakkelijker wordt om het succes ervan te volgen, te meten en te communiceren. Als de tijd rijp is, kun je de impact vieren die je maakt met leiderschap, medewerkers en belanghebbenden.
Dit is de weg naar afstemming en zakelijk succes met je HR-programma’s.
<<Download het werkboek als document en begin met je strategie.>>